Podmínky ochrany osobních údajů

Spaceflow transformuje budovy ve fyzickém světě na bezprostřední lidskou zkušenost. Vybavení, služby a komunitní život Vám tímto přibližujeme. Spaceflow mění způsob, jakým se lidé spojují s prostorem, který je obklopuje, čímž činí život pohodlnější a zábavnější.

Definice

GDPR znamená Obecné nařízení EU na ochranu osobních údajů č. 2016/679;

Osobními údaji rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě;

Všechny definice užívané v Podmínkách jsou rovněž užívány v těchto Podmínkách ochrany osobních údajů, pokud zde není uvedeno něco výslovně jiného.

Jaké údaje jsou shromažďovány?

Za účelem, aby „Vám“ (jako Uživatel našich služeb, zejména Aplikace) a „Manažerovi“ (subjektu, který používá Aplikaci pro konkrétní nemovitost – provoz Profilu) poskytovala Aplikace základní funkcionality, my, Spaceflow, shromažďujeme prostřednictvím Vámi používané Aplikace následující osobní údaje:

Minimální prohlížené údajeZákladní údaje pro fungování Aplikace (nebo její služby pro každého Uživatele):Volitelné údaje (dobrovolně vložené)Sociální obsah
Jméno/příjmeníJméno (název Dodavatele), příjmeníBio („popis“ v případě Dodavatele)Rezervace, komunikace apod. konkrétním Uživatelem
E-mailE-mailTelefon (v případě Uživatele)
Telefon (povinné v případě Dodavatele, v případě Uživatele povinné pro ověření Při registraci účtu, pokud používá pro přihlášení Facebook login)Image (v případě Uživatele)
Operační systém telefonu a jeho značkaZaměstnavatel
Facebook pověření (uživatelské ID a e-mail uložený v telefonu)
Jazyk telefonu
Nastavení ochrany osobních údajů
Notifikační token token
Geolokace (není uložena)
Heslo (nemá přístup k němu) přístupový kód do Profilu
Obrázek (v případě Dodavatele)
Historie zakoupených Událostí (datum, název události, Cena)
Historie zakoupeného užití Vybavení (datum, doba trvání, název Vybavení, Cena)

Údaje výše uvedená jsou společně dále označována jako „Uživatelská údaje“. Aplikace neumožňuje provádět individuální analýzy Vašeho chování nebo profilování na základě Uživatelských dat.

My, Spaceflow, zpracováváme další uvedené údaje pro webovou administrátorskou stránku a online platební mechanismus v Aplikaci:

Experience údaje (Appcues platforma)
PD I: Jakékoliv údaje uživatelského profilu předaná do Appcues ze strany Spaceflow pomocí funkce Appcues.identify()`SDK, dále informace o prohlížeči, které jsou standardně shromažďovány v sadě Appcues SDK (např. OS, typ zařízení, jazyk prohlížeče, uživatelský agent);
PD II: Údaje o koncových uživatelích, tyto údaje se týkají toho, jak uživatelé interagují s obsahem Appcues; Tato kategorie obvykle neobsahuje osobní údaje;
PD III: Údaje od Spaceflow jsou shromažďována na ovládacím panelu Appcues, například jméno a e-mailová adresa každého člena týmu Spaceflow, kteří jsou oprávněni používat platformu Appcues. Tato kategorie obsahuje osobní údaje;
PD IV: Souhrnné údaje od Spaceflow zahrnují jeho rozsáhlé statistiky, jako je aktivní počet uživatelů, počet zobrazených toků Appcues, kolik toků Appcues je v čase publikováno atd. Tyto údaje neobsahují osobní údaje.
Platební údaje (Adyen platební služba)
Údaje držitele karty (jako jsou čísla kreditních karet, kódy CVC, data vypršení platnosti atd.). Spaceflow nemá přístup k těmto datům (s výjimkou posledních 4 číslic čísla karty, údaje o vypršení platnosti a jména držitele karty) a jsou bezpečně zpracovány platební platformou, která funguje jako zpracovatel osobních údajů – Adyen.
Facebook SDK údaje (SDK údaje)
Explicitní události, implicitní události, automaticky protokolované události, ID aplikace Facebook, ID mobilního inzerenta, metadata z požadavků, následující metriky týkající se zařízení: časové pásmo, OS zařízení, model zařízení, nosič, velikost obrazovky, jádra procesorů, celkový diskový prostor, zbývající místo na disku. SDK údaje jsou podrobněji popsány zde.

 

Kdo vidí můj profil?

Pokud je Váš účet v soukromém režimu, Volitelné údaje a váš Účet v příslušném Profilu není vidět, kromě situace, kdy Manažer a Spaceflow přes webovou administrátorskou stránku v rozsahu Osobních údajů: Minimálních prohlížených údajů, a pokud cokoliv zveřejníte, Váš příspěvek je viditelný pro každého v daném Profilu. Dodavatel nevidí ve webové administrátorské stránce Aplikace nic než jím publikované informace (např. reklamy).

Pokud je Váš účet ve veřejném režimu, Váš Účet bude viditelný pro ostatní Uživatele připojené ke stejnému Profilu v rozsahu Osobních údajů: Minimálních prohlížených údajů a Volitelných údajů a Sociálního obsahu, který jste publikovali.

Kdo je správce a kdo zpracovatel?

Spaceflow poskytuje některé z výše uvedených údajů Manažerovi, který je zpracovává pro vlastní účely. Níže naleznete přehled o tom, kdo je správce a pro jaký druh zpracování aktivit:

Osobní ÚdajeSprávceZpracovatel
Základní údaje

(Uživatel vkládá data)

Spaceflow 
Základní údaje

Volitelné údaje

Sociální obsah

(Uživatel vkládá data)

Spaceflow 
Historie zakoupených Služeb (Události, Vybavení)Manažer/DodavatelSpaceflow
Minimální prohlížené údaje

Volitelné údaje

Sociální obsah (je-li aplikovatelné)

(Manažer přijímá prostřednictvím Aplikace)

ManažerSpaceflow
Volitelné údaje

(vloženy Uživatelem o jiném uživateli)

Uživatel (je-li aplikovatelné)Spaceflow
Platební údajeSpaceflowSpaceflow
Experience údajeSpaceflow

Pokud poskytnete (jako Dodavatel nebo uživatel Budovy) Osobní údaje: Minimální prohlížené údaje / Volitelné údaje o jiné fyzické osoby (např. subdodavatel nebo zaměstnanec), jste považováni za správce s plnou odpovědností a Spaceflow je zpracovatelem takových údajů.

Jak Spaceflow nakládá s Uživatelskými a Volitelnými údaji, Platebními údaji a Experience údaji

  1. Provoz a funkčnost Aplikace

My, Spaceflow, užíváme v Aplikaci Vaše Uživatelské údaje, abychom umožnili její fungování v souladu s Podmínkami, tj. umožnit všem Uživatelům Aplikace připojení k jejich Účtům a k Profilům a propojení Uživatelů, Dodavatelů a Manažerů v sociálním prostředí Profilů. Zpracování Uživatelských údajů pro tento účel je proto nezbytné k plnění smlouvy, která je s Vámi uzavřena.

Za uvedeným účelem Vaše údaje budou uložena do doby deaktivace Účtu. 

  1. Zdokonalování Aplikace a zkušenosti Manažerů

Nad rámec výše popsaného účelu může Spaceflow zpracovávat Uživatelské údaje, (která jsou pro tento účel užívaná v anonymizované podobě, a tedy nejde o osobní údaje podle GDPR) z titulu svého oprávněného zájmu na dalším vývoji Aplikace, konkrétně pak:

  • k vylepšování, testování a monitorování efektivnosti Aplikace vzhledem k aktuální funkcionalitě Profilů (např. zatížení hardwaru v případě, že je dosaženo určitého objemu provozu, zlepšování uživatelské zkušenosti s cílem dosažení větší míry pohodlí a intuitivnějšího využití Aplikace, změna konfigurace Aplikace apod.);
  • k vývoji a testování nových vlastností Aplikace (včetně jejich vylepšování, tj. např. vytvoření budoucího vnitřního trhu, dalších metody sdílené ekonomiky uvnitř Profilu, iniciace spolupráce mezi Uživateli náležejícími k téže budově apod.);
  • k monitorování metrik, jako např. celkového počtu návštěvníků, celkového provozu (např. kolik uživatelů začalo Aplikaci využívat během jednoho dne, jaké jsou hlavní aktivity uživatelů v rámci Aplikace, zatížení Aplikace v průběhu dne apod.);
  • ke zjištění a zjednání nápravy problémů s užíváním Aplikace (např. pokud Aplikace nefunguje bezproblémově na určitém operačním systému koncového zařízení nebo pokud zkolabuje vlivem nesouladu s ostatními technickými parametry koncového zařízení);
  • k automatickým aktualizacím Aplikace na koncovém zařízení (pokud Spaceflow přinese novou funkcionalitu nebo vlastnost).

Využíváme Experience údaje, abychom zajistili efektivní osvojování si Aplikace novými Uživateli, abychom usnadnili včasné přijetí jejich nových funkcí, umožnili příjemnější uživatelský zážitek prostřednictvím zpětné vazby / průzkumů Uživatelů, kampaní a podporu uživatelské svépomoci, v důsledku toho, aby zkušenost s Aplikací byla hlubší.

Sociální obsah zveřejněný v rámci Profilu zůstane v komunikační historii Profilu, dokud není považován za zastaralý (v případě vytvořených událostí) nebo je Vámi vymazán (pokud jste jeho autory). Ostatní údaje (komunikace) budou uložené pro výše uvedené účely pro dobu existence Profilu.

  1. Realizace platebního mechanismu

Mezi Spaceflow a zákazníkem, který má roli Manažera, je založen na smluvní úpravy a Podmínky umožňují platby prostřednictvím online mechanismu na webové administrátorské stránce. Proto Spaceflow zpracovává platební údaje na základě zákonné povinnosti. Spaceflow nemá žádný přístup k těmto platebním údajům (pokud není uvedeno výše), které jsou zpracovávány bezpečně níže uvedeným zpracovatelem v souladu s nejlepšími postupy v oblasti online plateb.

  1. Příjemci

Spaceflow používá následující zpracovatele:

  • Google Ireland Limited (poskytovatel cloudové služby, poskytuje službu „platforma jako služba“, např. prostředí, výpočetní funkce, další informace naleznete na adrese: https://cloud.google.com/terms/), aplikace běží platformě Google Cloud.
  • Message Systems, Inc. d / b / a SparkPost , Delaware, USA (e-mailová služba – Sparkpost, odesílání e-mailu z aplikace), další informace naleznete na adrese: https://www.sparkpost.com/policies/DPA/ (aplikace používá API Sparkpost k odeslání: 1) adresování, zpráva, 2) e-mailová adresa adresáta 3) obsah e-mailu. Message Systems, Inc. d/b/a SparkPost je certifikován podle rámce EU-US Privacy Shield.
  • Adyen N.V., Nizozemsko (platební transakce zpracovávající platby na webové administrátorské stránce), další informace viz: https://www.adyen.com/policies-and-disclaimer/privacy-policy), Aplikace využívá služby Adyen k provozovat online platebního mechanismu na webové administrátorské stránce a pro Uživatele v případě Služeb);
  • Appcues, Inc., Boston, USA (experience platforma, která poskytuje Uživatelům Aplikace hlubší zážitek), další informace viz: https://www.appcues.com/privacy, Appcues je certifikován podle rámce EU-US Privacy Shield.

Vaše údaje mohou být dále zpřístupněny následujícím příjemcům:

  • V případě, že je soukromý mód vypnutý: Uživateli připojenému do stejného Profilu, jako je Uživatel, Manažer (portfolio manažer nebo manažer budovy);
  • Soudy, právní zástupci a notáři;

Jak nakládá Manažer s Minimálně prohlíženými údaji, Volitelnými údaji, historií Služeb a Sociálním obsahem?

  1. Účel, právní základ a trvání zpracování

Pokud jste připojeni k určitému Profilu, Manažer je správcem Osobních údajů ve Vašem profilu, konkrétně těchto: Minimální prohlížené údaje, Volitelné údaje a Sociální obsah (viz výše). Váš profil si může Manažer prohlížet prostřednictvím webového administrátorského stránce Aplikace. Manažer je oprávněn sledovat a spravovat prostředí Profilu v rozsahu, v jakém jej vidíte. Prostřednictvím webového administrátorského prostředí Aplikace má Manažer právo vidět Vaše Minimální prohlížené údaje.

Manažer užívá webové administrátorské prostředí za účelem:

  • řízení přístupu a správy uživatelů Profilu konkrétní budovy;
  • reagování na Vámi zaslané žádosti/požadavky a tužby;
  • komunikace s Vámi přímo prostřednictvím různých komunikačních aktivit (dotazníky, příspěvky a oznámení týkající se funkčnosti budovy, jejich zařízení atd.);
  • zlepšení služeb v budovách provozovaných Manažerem; a
  • poskytnutí sociálního prostředí, ve které se můžete potkávat a činit čas trávený v budově pestrým.

Zpracovávání Vašich Minimálních prohlížených údajů, Volitelných údajů a Sociálního obsahu, jak bylo popsáno, je nezbytné pro účely oprávněného zájmu Manažera poskytovat lepší služby v budově, ke které je Profil v Aplikaci zřízen, a vytvořit tak užší spojení mezi provozovatelem budovy a Vámi (Uživatelem/Dodavatelem), přispět k vytvoření živé a unikátní zkušenosti v době, kdy v budově trávíte čas prací nebo jinou aktivitou a učinit budovu přitažlivou pro stávající a budoucí nájemníky.

Zpracování vaší historie zakoupených Služeb je nezbytné pro účely oprávněného zájmu Manažera (nebo Dodavatele) pro vznesení nebo obhajobu právních nároků a pro splnění jejích povinností vyplývající z relevantní daňové legislativy.

Za tímto účelem jsou vaše údaje ukládány do doby, než se stanou zastaralými (v případě Událostí, historie zakoupených Služeb) nebo je vymažete (pokud jste jejich autor).Pro tyto účely jsou Vaše údaje uložené, do doby, než jsou považovány za zastaralé (v případě vytvořených událostí) nebo je Vámi vymazány (pokud jste jeho autory).

Komunikace mezi Vámi a Manažerem je uložena po dobu existence Profilu.

  1. Příjemci

Manažer používá následující zpracovatele:

  • poskytovatel IT služeb Spaceflow s.r.o. (s cílem zajistit technickou funkcionalitu a poskytnout všem uživatelům Aplikace jejich připojení ke svému Účtu a připojit se k Profilům);
  • správce nemovitosti (v případě, existují administrátoři příslušných Profilů, jestliže Manažer poskytuje přístup k Profilu subjektu správy/údržby);

Vaše údaje mohou být dále zpřístupněny následujícím příjemcům:

  • skupinové společnosti (pro účely interních auditů);
  • v případě, že je režim ochrany soukromí vypnutý: Uživatelé se připojili ke stejnému profilu jako vy, správce portfolia aplikací, správci budov, poskytovatelé služeb, administrátor Spaceflow (posledně uvedený pouze v případě, že načtete údaje o budově);
  • soudy, právní zástupci a notáři;

Jaká bezpečnostní opatření jsme přijali?

Prostředí Aplikace a webové administrátorské stránce používá při komunikaci se všemi uživateli Aplikace technologii šifrování Transport Layer Security (TLS) pro šifrování osobních údajů (včetně geolokace) udržujeme tak záměrnou ochranu osobních údajů.

Experience údaje jsou zabezpečeny šifrováním nejvyšší úrovně i) v externím přenosu (HTTPS / TLS) a ii) v klidu (pomocí AES-256 a automatizovaného systému rotace klíčů).

Experience údaje jsou uchovávány po dobu neurčitou a lze je vymazat do sedmi dnů po obdržení individuální žádosti na adrese support@appcues.com.

Zpracovatel plateb uchovává Platební údaje po dobu 10 let, což vyžaduje Nizozemské právo, podle kterého zpracovatel plateb funguje.Pokud provedete rezervaci v rámci konkrétního Profilu v Aplikaci pro určitou službu, rozhodnutí je na Vás, zda Aplikaci zpřístupníte svůj kalendář, aby do něj rezervaci zaznamenala.

Služba Spaceflow zaručuje, že informace v Aplikaci nebudou zpřístupněny, zveřejněny, pozměněny nebo zničeny na základě neoprávněného přístupu.

Datové logy Aplikace se ukládají pro účely bezpečnostních událostí a po 7 dnech se z Aplikace odstraní.

Pokud existuje vážné podezření, že konkrétní uživatel porušil Podmínky nebo se dopustil podvodu a jiné protiprávní činnosti, může být takový protokol (log) zpřístupněn, zpracován a uchováván po delší dobu, pokud je předmětem právní žádosti nebo závazku, státního vyšetřování nebo vyšetřování týkající se případného porušení Podmínek nebo jinak, aby se zabránilo vzniku újmy.

Spaceflow, Manažer a Dodavatel mohou přistupovat k prostředí Aplikace prostřednictvím webové administrátorské stránky. Nepoužíváme pluginy třetích stran na webové administrátorské stránce ani na webových stránkách Aplikace.

Spaceflow používá vlastní analytické nástroje ke sledování metrik a trendů využití v Aplikaci a tyto nástroje shromažďují informace odeslané Vaším zařízením a následně jsou anonymizovány. Aplikace pracuje pouze s anonymizovanými protokoly takových statistik a pak následně poskytuje výsledky Manažerovi na webové administrátorské stránce.

Pokud jsou informace anonymizovány (např. užívané anonymizované pro statistiku), a nelze je tedy s vynaložením přiměřeného úsilí použít k identifikaci fyzické osoby, Spaceflow a/nebo Manažer mohou takové údaje užívat pro své obchodní účely.

Jaká jsou Vaše práva a povinnosti?

GDPR Vám přiznává řadu práv a my je ctíme:

  • požadovat přístup k Vašim Osobním údajům;
  • požadovat opravu nebo vymazání Vašich Osobních údajů;
  • požadovat omezení zpracování Vašich Osobních údajů;
  • namítat zpracování Vašich Osobních údajů;
  • přijímat Osobní údaje, které jste poskytli (přenositelnost dat).

V případě, že jste udělili svůj souhlas se zpracováním Osobních údajů, můžete jej kdykoli odvolat.

Pokud si přejete uplatnit některá z výše uvedených práv, obraťte se na příslušného správce (viz výše). Kontaktní údaje všech správců naleznete v dolní části tohoto dokumentu.

Přestože správce prostorů Spaceflow a Manažeři vynakládají velké úsilí, aby zajistili důvěrnost a integritu Vašich dat, odlišné názory se mohou čas od času objevovat. Pokud se domníváte, že Spaceflow nebo Manažer nenakládají s Vašimi údaji v souladu s platnými předpisy, neváhejte nás kontaktovat. Případně máte nárok podat stížnost u dozorového orgánu ochrany údajů ve Vaší zemi.

Změny Podmínek ochrany osobních údajů

Společnost Spaceflow může čas od času upravovat nebo aktualizovat tyto Podmínky ochrany osobních údajů. Spaceflow Vás následně notifikuje o změnách či aktualizacích (s ohledem na okolnosti v daném případě) vhodným způsobem, a to prostřednictvím Aplikace a prostřednictvím e-mailu.

Jak se s námi můžete spojit?

  1. Spaceflow

Spaceflow s.r.o.

se sídlem Pernerova 676/51, Karlín, 186 00 Praha 8, IČO: 051 84 142

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 259630

Účet č.: 275103930/0300

Zastoupen Lukášem Balík, jednatel

 

Zástupce organizace Spaceflow: support@spaceflow.io

Pověřenec osobních údajů: dpo@spaceflow.io

  1. Manažer

Můžete se také obrátit na Manažera v rámci helpdesku Aplikace u příslušného Profilu.

Join the mailing list

Join the Spaceflow community! Get the newest insights & articles on tenant experience and more in your mailbox.

Join the mailing list

Join the Spaceflow community! Get the newest insights & articles on tenant experience and more in your mailbox.

Apply For Job

By clicking the button I agree with the collection and processing of my personal data as described in the Privacy Policy